Nella casella di posta arriva la Sindrome di Diogene

Gli spagnoli la chiamano "sindrome di Diogene" della mail, gli esperti cercano di spiegarne le cause e le eventuali soluzioni, gli utenti però continuano ad ignorarla. E' arrivato il momento di uscire allo scoperto? Qual è lo stato della vostra casella di posta? Insomma, se doveste rintracciare quella famosa mail ricevuta dal signor Rossi, quanti di voi riuscirebbero a farlo in pochi secondi? Un dato è certo: la mail è quello spazio personale che ogni proprietario gestisce alla sua maniera, scegliendo di archiviare i messaggio ricevuti, di cancellarli dopo averli letti o, come accade appunto nella "sindrome di Diogene", di accumularli tutti pigramente. Cosa c'entra Diogene, il filosofo cinico che viveva in una botte, e cercava l'uomo con la sua lampada? C'entra, perché Diogene è stato anche identificato come una sorta di accumulatore compulsivo che teneva tutto nella sua misera abitazione come oggi fanno certe persone che riempono le loro case di oggetti inutili e spazzatura.

Qualunque sia la vostra condotta, sappiate comunque che in Spagna qualcuno si è preso la briga di analizzarla. In un reportage, pubblicato sul quotidiano El Pais, emerge così la preoccupante tendenza della "sindrome di Diogene". Preoccupante non perché contagiosa o mortale, ma per le conseguenze che l'aumento incontrollato di messaggi ricevuti potrebbe portare alla casella. La più grave? Sicuramente la perdita dell'account e di tutto il suo contenuto.

A lanciare l'allarme è Enrique Dans, docente spagnolo di sistemi tecnologici dell'Istituto Impresa, secondo il quale, davanti alla gestione di una casella di posta, esistono cinque tipologie di utenti: il classificatore, il dotato di memoria selettiva, il sentimentale, l'irresponsabile e il "diogene". Si passa da chi mantiene ogni messaggio, per classificarlo in apposite cartelle, a chi conserva solo i messaggi che ritiene importanti; da chi tiene solo i messaggi che hanno un valore emotivo a chi cancella ogni cosa subito dopo averla letta, per concludere con chi dalla casella non cancella mai niente. Il "diogene" appunto, la new entry del settore.

Figura nuova perché fino a qualche anno fa pensare di poter mantenere ogni messaggio era, per motivi di spazio, tecnicamente impossibile. Non solo. Il volume delle mail ricevute è aumentato notevolmente sotto il peso della popolarità del mezzo, usato sia per motivi di lavoro che per mantenere i contatti con amici e parenti, e soprattutto sotto il peso dei continui attacchi di spamming, aggravati, con l'affermarsi dei social network, dall'invio di "bacn".

Il termine, che come la parola inglese "spam" - nata da una celebre gag del gruppo comico dei Monty Python che ironizzava sulla pubblicità massiccia di una nota marca di carne in scatola - si ispira ad un alimento britannico, il bacon, per indicare tutto quel genere di comunicazione inviate da blog e social network per notificare eventuali commenti ricevuti. Su tutti basta pensare alla quantità di posta spedita da Facebook.

Dalle colonne de El Pais, Dans spiega che "Nonostante siano sempre più gli utenti che preferisco salvare le proprie mail, la tecnologia li aiuta sviluppando sistemi di ricerca sempre più rapidi. L'aspetto preoccupante non è però che le caselle siano piene di posta, ma che siano piene di immondizia. Di posta insomma che non ha alcun interesse per chi la riceve". Infine, ad aggravare la tendenza a trasportare con se ogni comunicazione, c'è anche l'aumento - secondo recenti studi pari quasi al 12% - di utenti che controllano la mail tramite cellulari e palmari e per questo hanno bisogno di avere sempre tutto a disposizione.

Immaginate poi come la situazione possa diventare ingestibile per quelle persone che hanno fino a quattro account di posta. D'altronde non esistono delle scuole che insegnano a gestire il volume crescente di mail e, a differenza delle vecchie lettere cartacee, che a seconda del contenuto potevano essere archiviate in un cassetto o nascoste sotto il cuscino, la maggior parte degli utenti si è trovato a dover far fronte ad una tecnologia semisconosciuta, sviluppando metodi personali non sempre efficaci.

A cercare di risolvere il problema è proprio il reportage spagnolo che individua, grazie ai consigli di José Miguel Bolivar, blogger esperto in produttività e teorizzatore della filosofia del "Getting things done", le sette regole per migliorare l'uso della mail. Per iniziare è importante guardare tutti i messaggi in entrata una sola volta e ordinatamente, per continuare poi con un tentativo di classificazioni in cartelle, che dovrebbero essere quattro: "da fare", "devo", "mi devono" e "da leggere". Bisogna giudicare rapidamente il contenuto: se inutile cancellarlo subito; se contiene informazioni che possono essere utili in futuro salvarlo nella cartella "da leggere"; se prevede una risposta, inviarla entro due minuti o altrimenti salvarlo nella cartella "devo", e se, infine, prevede la conferma o l'approvazione di altri, spostarlo in "mi devono".

Nella classifica delle priorità dare precedenza alle cartelle "da fare" e "devo", ridurre il numero di messaggi inviati per ridurre il numero di risposte, studiare le funzionalità della casella di posta - soprattutto come gestire i messaggi ricevuti durante le vacanze - e infine non vivere in totale dipendenza dalla mail, ma cercare di controllarla al massimo tre volte al giorno.

(31 marzo 2009)